月額０円から使える
請求書発行＆受取システム

細川様）当社では創業以来、一貫して少数精鋭の組織で最大限の効果を出す方法を考えています。小さな組織だからこそ、会社を成長させるためには外側の営業が本来の力を発揮して売上を伸ばせるよう、内側のバックオフィス業務をきちんと効率化した形で確立する必要性を感じていました。また会社所在地が都市部から離れているため、通勤が困難など物理的な理由で優秀な人材の採用が難しいといった経営課題を解決するためにも、デジタル化によるリモートワーク環境の整備が経営者視点で重要な課題でした。

杉山様）本来人間がやらなくてもよい仕事に関しては、徹底的にシステム化するべきと考えていて、バックオフィス業務は優秀なITツールを導入することで人間の仕事を効率的に代替できると思いました。他社と同じことをやっていたのではビジネスで勝ち抜くのは難しいため、当社に合うツールを探してシステム化によるDXで抱えていた課題解決に乗り出しました。

課題の1つ目は、地域的な特性もあって交通の便がよくない立地で、優秀な人材を確保するために「リモートでも働ける」というバックオフィス環境を実現し、紙の請求書の作成・印刷・発行のために物理的に出社しなければ作業できないというクリティカルなハードルをなくすこと。2つ目は、請求書を発行した後の入金消込まで含めて、請求書業務を自動化し少人数でも対応できるようにすること。この2つの課題を解決するため、多くのクラウド製品を比較した中で導入を決めたのが「請求QUICK」です。

杉山様）決め手となったのは入金消込の自動化です。請求書業務のゴールは発行ではなく、売掛金の回収ができたかどうかの入金確認と消込ですが、一番早くこのゴールにたどり着く方法を逆算してサービスを比較検討した結果「請求QUICK」を選びました。また請求書業務をクラウドで提供するサービス自体はたくさんありますが、実際に試す機会がなかなかないと感じている人も多いのではないでしょうか。その点、「請求QUICK」であれば無料で始められるので、まずは触ってみて損はないと思いますし、導入ハードルが極限まで低いというのも大きな選定ポイントになりました。

実際「請求QUICK」を導入して以降、アナログだった請求書業務をリモートでも対応できるようになったことはもちろん、月に5時間ほどかかっていた業務自体もかなり圧縮され、今後は月1時間を切ることを目指しています。請求書業務は間違いがあってはいけない業務ゆえ、プレッシャーもありますし人はなかなかやりたがらない部分ですが、ここを「誰がやっても正確で同じ結果」、しかも低コストで自動化できるというのは非常にありがたく導入する価値は大きいと思います。

杉山様）導入の成果としては、入金消込まで自動化できる業務効率化に加えて、「請求書業務の過程」が見えるようになったことでビジネス上のコミュニケーションコストが減りました。これまで紙で作成していたときは、その請求書が作成済なのか、承認途中なのか、入金待ちなのかといったことが、担当者に聞いて実際に請求書の紙を見るまで把握できず、その確認に多大な労力を割いていました。「請求QUICK」上で、見やすく整理された形でその過程がどこからでも一目で確認でき、請求業務のプロセスを円滑に進められるようになったのは、当初想定していなかった副次効果として良さを実感しています。

請求書発行のDXを達成できたので、今後は「請求QUICK」を使った受取側のDXにも着手したいと思っています。元々は他社の受取システムを導入する予定で検討していましたが、当社のような小さな組織が導入するにはランニングを含めコストハードルが高く、二の足を踏んでいました。低コストの「請求QUICK」に受取機能も追加されるのは、コスト面においても非常にありがたいですね。また請求書の「発行システム」と「受取システム」、目的に応じたツールがそれぞれあるのはよいのですが、個別ツールにアクセスするためにログインチャネルが増えるのは手間だしできれば避けたいと思っていたので、「請求QUICK」に受取機能が追加されるのはそういった点でも助かります。
「発行」も「受取」も1つのシステム上で完結でき、そのうえ追加コストもかからないというのは素直に嬉しいですし、使うのを楽しみにしています。

杉山様）「請求QUICK」導入の利点は何と言っても無料で使える点です。トライアルのハードルが極限まで低いので、とにかく触って実際に試してみることができます。その上で自社に合わなければ利用をやめればいいし、抱えている課題の6～7割が無料で解決できれば、それだけでも非常に有用なのではないかと思います。中小企業こそ、まずは試してみることをおすすめします。

石橋様）『請求QUICK』導入前は、ホテルという業態の都合上、各社員の作業スペースやPCを用意することは難しいため、パッケージソフトをインストールした専用のPCを一台用意し、そこで請求書発行業務を行っていました。Excelなどアナログな方法での作業と比較すると効率化は図れている一方で、専用のPCでしか作業ができないことや、法改正のたびに自社でアップデートを行わなければならないといった不便さも感じていました。
そうした中、インボイス制度を耳にして税理士の先生に相談したところ、当ホテルも2023年10月までに対応しなければならないことを知りました。新しいソリューションへの切り替えや、抱えている業務課題の解決と共にDXを推し進めるのはこのタイミングしかないと思い、インターネットで調べたのがきっかけです。

石橋様）一番の決め手は圧倒的なコストパフォーマンスです。インターネット検索の上位表示を見ながらネームバリューのある会社を中心に比較検討しましたが、他の請求書発行システムは初期費用・月額費用がかかるところがほとんどでした。そんな中、『請求QUICK』は導入コストが一切かからないうえ、「月50枚まで無料で請求書を発行できる」というので驚きました。
当ホテルの場合、毎月の請求書発行枚数が50枚を超えることは基本的にないので、ランニングコストをかけずに使えることに大変魅力を感じましたし、非常にありがたいです。また、画面がシンプルでわかりやすく、直感的に操作することができた点も大きなポイントになりました。

石橋様）『請求QUICK』導入前は、一台の専用PCでしか作業が行えなかったため、支配人代理としてホテル全体をみながら請求書発行業務も私一人で行っていたのですが、『請求QUICK』の料金体系は「5IDまで無料」なので、複数のスタッフで請求書の作成、承認、発行といった業務の分散ができるようになりました。また、必ずオフィスにいなければ作業や承認ができないという縛りもなくなり、利便性が大幅に向上しました。

『請求QUICK』は、請求書の発行やインボイス制度対応の観点から便利なツールというだけでなく、口座情報の入出金明細を取得して面倒な消込作業を自動化できたり、会計ソフトへの連携もCSVで簡単にできるなど魅力的な機能がたくさんついているので、当ホテルも将来的には活用していきたいと考えています。

石橋様）繰り返しになってしまいますが、初期費用がかからないうえ、「月50枚まで無料で請求書発行できる」というのが最大の魅力ではないでしょうか。また、操作も非常に簡単ですが、何か困ったことがあればカスタマーサポートで丁寧に対応していただけるので、そういった点も心強く安心して利用できるポイントです。

本坊様）当社は2036年に迎える創業100周年を第二の創業期と位置付け、「未来に向けた挑戦」を全社一丸となって推進しており、バックオフィス業務についても新しい改革をどんどん進めていこうという機運が非常に高まっています。そういった中で、流通に関しては自社工場で製造した本格焼酎を問屋へ卸すのが基本になりますが、公式サイトやECモール、ふるさと納税サイトなどで消費者への直接販売・配送も行っており、このEC部門は人員が3名しかいないため、受注や売上管理といった販売管理業務から梱包・発送といった配送実務まで、多岐に及ぶ業務すべてを少人数で回せるよう、生産性の向上と作業効率化が喫緊の課題でした。

竹迫様）ECでの販売は一般消費者向けが多く、先払いが基本であるものの、お中元・お歳暮の時期は企業が取引先へ焼酎を送る請求書払いのBtoB取引が発生します。これらの請求書は電話やFAX、メールなどで届いた注文内容をExcelに手入力で作成しており、なかなか業務効率化に結び付けることができずにいました。この課題を懇意にしている代理店に相談したところ、5つほどシステムを紹介されたのですが、その中から最もコストパフォーマンスに優れ使い勝手も良かった『請求QUICK』を導入することにしました。

竹迫様）決め手はやはり圧倒的な安さですね。当社のBtoB取引の請求書発行枚数は多くても月50枚以下なので、初期費用もなく毎月のランニングコストも一切かからないのに、ここまで効率化できるシステムをずっと無料で使えるのは本当にありがたいですし助かっています。BtoBで発行する請求書の枚数は月によってかなり波があるため、少ない枚数でも毎月定額の利用料が発生するシステムの導入はなかなかハードルが高いものでした。

竹迫様）『請求QUICK』は、CSVデータを取り込んで正確な請求書を即座に作成することができるため、大幅な業務効率化とともにミスの防止にも繋がっています。導入前、Excelに商品名や税率、金額などを1つずつコピペで入力して作成していたころは、手間がかかる上に計算が合わないなど間違いが起こったりして不便を感じていましたが、『請求QUICK』のデータ取り込み機能の活用でそういったこともなくなりました。また「データでのインボイス発行ができるようになった」ということも非常に心強く、大きな改善点だと思います。今はまだ紙に印刷して送付するケースが多いですが、今後インボイス制度が本格化してきたらデータ送付も増えてくると思うので、当社として「いつでもインボイス制度対応の請求書をデータ送付できる」というバックグラウンドを無料で手に入れられたこと自体もメリットに感じています。

竹迫様）今回、『請求QUICK』によるBtoBの請求書発行の効率化だけでなく、ECの受注システムの統合も合わせて行ったため、業務フローの大幅な変更に伴い社内的なハードルもあったのですが、バックオフィス改革による経営効率の向上は必須ということで今回の刷新に繋がりました。リニューアル当初は不安なこともありましたが、導入効果の実感とともに、さらなるデジタル化による業務改革も進めていきたいと思っています。『請求QUICK』は月50枚まで無料で利用できる圧倒的なコストパフォーマンスの高さと使いやすさが魅力のサービスですので、まずは気軽に試してみることでさまざまな利便性に気づけると思います。